natti skrifaði:Það er annað atriði sem þið skautið framhjá, en málið er að það er alveg svaklega erfitt að búa til gott útboð.
Þetta hljómar einfalt, og flestir segja að þeir myndu bara gera X, Y og Z, en reynslan (og útboðin) sýna að þetta er bara alls ekki einfalt.
Að útbúa útboðið sjálft "pappírsvinnuna" er ekki flókið en að draga fram hvaða þarfir eiga liggja til grundvallar og umbreyta þeim yfir í útboðskröfur, það getur verið flókið, sérstaklega þegar fólk fer að tala í vörumerkjum en ekki mælanlegu performance eða málefnalegum kröfum um virkni eða tæknilegar útfærslur.
natti skrifaði:Þó það séu klárlega stundum útboð sem eru augljós í þessa átt, þá er það líka oft að það er eitthvað kerfi/búnaður þegar til staðar sem að nýji búnaðurinn þarf að virka með.
T.d. ef allur bílaflotinn þinn eru bensínbílar, þá er ekki nóg að fara í útboð á "eldsneyti". Einhver gæti boðið fram dísel eða steinolíu, þó að það mætti teljast sem sambærilegir orkugjafar, en það nýtist bara ekki neitt.
Eða ef allt umhverfið þitt eru windows vélar í win11, og þig vantar "management kerfi fyrir útstöðvar", þá viltu ekki að einhver bjóði fram Linux eða mac-only kerfi.
Rétta leiðin til að tryggja stöðlun og samhæfingu er t.d. => LSH og Reykjavíkurborg hafa t.d. útbúið almennar tæknikröfur sem eiga við öll innkaup á kerfum, þjónum, útstöðvum og skýjalausnum til að skilgreina hvaða lágmarksvirkni nýtt stöff þarf að uppfylla. Þetta losar mikla pressu á allri þarfagreiningu í útboðsverkefnum og tryggir að þarfagreinigin fókusi á "business" virkni en ekki kerfislæga þætti sem búið er að skilgreina í almennum tæknikröfum.
natti skrifaði:(Ég get ekki tekið nein raunveruleg dæmi því trúnaðarskylda og allt það.)
En þetta gerist bara oftar en ekki.
Það gildir enginn trúnaður um útboðin, verðin, hvað var keypt o.þ.h. (nema í undantekningatilfellum) það er allt eitthvað sem hver sem er gæti fengið með fyrirspurn skv. upplýsingalögum EN það er almenn kurteisi við vinnustaðinn og samningsaðila að vera ekki að blasta því út um allt.
natti skrifaði:rapport skrifaði:Slík útboð yrðu kærð á núll einni, allar kröfur verða að vera málefnalegar.
Alls ekki.
Stærri útboð já.
En það er oft sem fólk/fyrirtæki ákveða að vera ekki að standa í auka veseni með kærum.
En svo er það líka ákveðin lausn fyrir opinbera aðila að velja það sem þeim þykir best í von um að sleppa við kæru og þá bara borga sektina frekar en að festa sig í samning sem vitað er að muni skapa fleiri vandamál en hann mun leysa.
Dæmisaga um opinber innkaup sem voru fyrir mjög basic og staðlaða vöru en kaupandinn var með svo miklar sérþarfir að búið var að útiloka allt nema eina vöru...
S.s. Á fyrri vinnustað man ég eftir samningi þar sem aðili A bauð 99.900 kr. og aðili B bauð sömu vöru á 99.990 kr. (við vorum að fara kaupa allt að 400 stk. = 40 milljónir = útboðsskylt)
Við þurftum að velja aðila A, hann var ódýrari og þetta var sama vara/vörumerki.
Aðili B sem hafði verið markaðsráðandi um árabil trompaðist og hafði samband við framleiðandann og framleiðandinn hótaði milliliðnum sem ætlaði að selja aðila A vöruna og milliliðurinn ákvað að standa ekki við gerðan samning við aðila A, frekar en að gera framleiðandann illan.
Aðili B sendir okkur svo afrit af samskiptum sínum við framleiðandann og milliliðinn og sagði "Aðili A getur ekki staðið við samninginn, þið þurfið að kaupa af okkur"...
Við fengum s.s. fréttirnar á undan aðila A, hann vissi ekki að búið væri að svíkja hann svona svakalega.
Við gátum að sjálfsögðu ekki borið fréttirnar í aðila A (þetta gæti allt hafa verið hauga lygi) og hætt við kaupin, enda kominn á samningur í kjölfar útboðs.
Tveim vikum seinna kemur Aðili A til okkar og segir okkur að hann hafi verið svikinn og viti ekki hvað sé í gangi, traustur birgir hafi svikið hann svona svakalega EN hann muni láta framleiða vöruna fyrir okkur, hún muni heita eitthvað annað en allt útlit og virkni geti verið nákvæmlega eins og ef við vildum láta aðlaga vöruna betur að okkar þörfum þá gæfist tækifæri til þess, fyrst hann þyrfti að láta framleiða hana fyrir sig.
Aðili B er svo endalaust að bombarda okkur með póstum um að hann einn geti selt þessa vöru og að hann bíði eftir pöntun. Við gátum bara svarað honum að "búið væri að semja við aðila A" og þannig væri málið statt.
Við, í samráði við lögfræðingana okkar töldum okkur skylt að tilkynna Aðila B til samkeppniseftirlitsins, sem og við gerðum. Hann var svo vitlaus að senda okkur afrit af öllum póstum við framleiðandann og milliliðinn, með öllum hótununum.
Aðili A kemur svo til okkar og segir að með því að breyta eiginleikum vörunnar lítillega þá nái hann að lækka verðið um 12,5% (5 milljónir).
Þessi breyting fór örlítið útfyrir lágmarkskröfurnar sem við höfðum sett í útboðið = þessu tilboði hefði verið hafnað ef það hefði verið sett þannig fram í upphafi.
Afhending og uppsetning gekk súper vel en í miðju uppsetningaferli þá má segja að aðili B hafi komið óboðinn inn til okkar í læst rými og framkvæmt eigin úttekt á því sem við vorum að kaupa og fattar að varan sem við erum búin að kaupa sé örlítið frábrugðin. Enginn sem notaði vöruna fattaði muninn og krafan hafði upphaflega verið sett svona fram því að verið var að styðjast við spekka frá þessu eina vörumerki en ekki raunverulega þörf.
Við vorum kærð, töpuðum málinu og þurftum að greiða 1,5 milljón fyrir vinnu aðila B við gerð og þáttöku í útboðinu, svo hann væri skaðlaus.
En okkur var ekki gert skylt að versla við hann... enda er sá aðili hreinlega orðinn óhæfur til viðskipta eftir þessa framkomu.
Spöruðum samt 3,5 milljónir í beinum útgjöldum með þessari breytingu en öll vinnaí kringum málið kostaði auðvitað eitthvað, dróg okkur frá öðrum verkefnum.
Að vera hjá einkafyrirtæki og kaupa sama stöff = einn tölvupóstur + ein helgi í uppsetningu og málið dautt.
Það má því alls ekki taka þessa útboðsvinnu of alvarlega og jú, endilega vanda sig, en þegar fólk er farið að tapa sér í smáatriðum þá er orðið nokkuð öruggt að niðurstaðan mun ekki hitta í mark... þegar það er alltaf verið að minnka markið.
Og svo mundi ég alltaf forðast að versla við fyrirtæki sem ætla ekki að vera partnerar, vilja bara blóðmjólka þig...
Það er ódýrara til lengri tíma litið að greiða einhverjar skaðabætur einusinni en að vera fastur um árabil í slæmu viðskiptasambandi.